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就職マナー② Eメールのマナー、電話のマナー

興味ある企業に問い合わせをしたり、会社訪問のお願いをする場合などに、Eメールや電話でのコンタクトを行う場合が出てきます。その際のほとんどは、知らない相手に対するファーストコンタクトとなることでしょう。

ですから、どうしても躊躇したりストレスを感じたりするものです。そこで、それをクリアーするために定番のマナーを心得て、それを使いまわすような感覚でサクサクと行動に移せるようにしておきましょう。

Eメールを出す時のマナー

Eメールは、企業のホームページではわからない情報にについて尋ねる場合などに使用することがあります。例えば、会社説明会の日程などについてメールで問い合わせる場合などがそうです。その際、以下のような点を押さえておきましょう。

【件名】の書き方

:メール全体の内容が一言で解るように書く。例えば、「〇〇の日程を教えて下さい」などのように書きます。

【宛名】の書き方

:「〇〇株式会社 人事部御中」などと書き、会社名は略称ではなく正式名で書く。

【本文】の書き方

書き出し:「突然のメールで申し訳ありません。」、「突然のメールで失礼します。」など。
2行目:「私は、〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年 ◆◆〇▲と申します。」
3行目~6行目:
・自分が今、どんな目的意識をもって就職活動をしているか
・その目的との関連から、その企業(表記では「御社」とする)の業種や社会への貢献度、
社風などに興味を抱いていることなどを記す。(※「御社」は文章のなかで用いる言葉、面接の場などの話し言葉では「貴社」を使用する。)
7行目~:要件を書く
・「会社説明会の日程、申込方法などについて教えてほしい旨の文言」

【あとがき】

「是非、御社の会社説明会に参加させていただきたいと思いますので、なにとぞ宜しくお願い致します。」のような書き方になります。

【署名】

氏名、住所
電話番号(携帯番号)、Eメールアドレス
大学・学部・学科・ゼミ内容


「電話のかけ方マナー」

就職活動の局面によっては電話での問い合わせやお願いなど、フルに使いこなす必要があります。電話はその場で相手と繋がり、結果がすぐにえられるという点でとても便利なツールですが、それだけに定番のマナーがあります。

【会社訪問の件で電話をするときに踏まえたい流れ】

・第一声:「お忙しいところ申し訳ありません。」
・自分を名乗る:「わたくし就職活動をしている〇〇〇〇と申します。」
・大学名・学部名を名乗る:「〇〇大学、〇〇学部〇〇学科に在籍しています。」
・要件を伝える:「会社訪問をさせていただきたい」旨を伝える。

※おそらく担当者に代わるという場合がほとんどだと思われますので、上記の事は、2回繰り返すことを覚悟しておく必要があります。

【日程が指定されたら】

相手から会社訪問を承諾してもらえた場合は、日程は示されることになります。その内容である、〇月〇日、〇時、どこどこで受け付けられるということを復唱確認する。

【お礼を述べる】

「お忙しいところ、どうもありがとうございました。では、当日は宜しくお願い致します。失礼いたします。」
こういった流れとないます。

まとめ

これらのビジネス用語は、プライベートの生活の中では頻繁に使うものではありません。ですから、声に出して練習をしておくことが必要です。使い慣れていない言葉は活舌が悪くなったり口ごもったりする原因になることもありますので、十分に慣れるまで練習を怠らないようにしましょう。

 でも一度慣れてしまえば、その後の人生でずーっと必要となる仕事上での対人関係の構築にも大いに役に立つものとわきまえましょう。考え方次第では、あなたの有効な武器(強味)ともなりうるものです。

あなたは就活者なのです。これから職業人として本格的にデビューしようとしているわけです。日本という国は、本音と建て前を如実に使い分ける国でありまして、建て前的には「お客様は神様です」の国です。

また、この国では対上司、対先輩、対お客など、相手によって言葉遣いが異なるということを「是」とする社会構造になっているのです。ですから新人のあなたならば、そこを十分意識しておく必要があります。

そのあたりのことを上手くクリアーさえ出来れば、面接時や就職後の客対応など、様々な場面で役に立つものですから慣れるまでの間は若干の苦痛を伴うこともあるかもしれませんが、頑張ってみる価値はあります。

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